Miksi yrittäjän pitää nähdä IT:n kokonaiskuva?

IT:n kokonaiskuva on asia, joka jää monessa pienessä ja kasvavassa yrityksessä helposti taka-alalle.

Ei siksi, että yrittäjä ei välittäisi. Usein syy on paljon arkisempi. Yrityksessä on kiire tehdä oikeaa työtä, palvella asiakkaita, hoitaa työmaita, vastata puhelimeen, laskuttaa, rekrytoida ja pitää arki liikkeessä. IT kulkee siinä mukana taustalla “pakollisena pahana”.

Alkuun se riittää kohtuu hyvin. Sähköposti toimii ja tiedostot löytyvät yleensä jostain. Työntekijöillä on koneet toimii ja laskutus pyörii sujuvasti. Jos jokin ei sitten toimi, niin joku kysyy apua siltä henkilöltä joka on ennenkin osannut ratkaista asian.

Mutta mitäs sitten kun yritys kasvaa, riittääkö sama tapa vielä silloinkin?

Käyttäjiä tulee lisää ja laitteita tulee lisää. Eri ohjelmistoja tulee moneen tarpeeseen. Tiedostoja kertyy vähän sinne tänne ja käyttöoikeuksia annetaan tarpeen mukaan ilman isompaa kontrollia. Lisenssejä ostetaan silloin, kun joku niitä tarvitsee. Vähitellen yrittäjälle voi syntyä tunne, että kaikki kyllä toimii jotenkin, mutta kokonaisuus ei ole enää täysin näkyvissä.

Juuri siinä kohdassa IT:n kokonaiskuva alkaa olla tärkeä.

IT:n kokonaiskuva ei tarkoita täydellistä teknistä raporttia

Kun puhutaan IT:n kokonaiskuvasta, ei tarkoiteta sitä, että yrittäjän pitäisi tuntea jokainen tekninen asetus, palvelimen yksityiskohta tai järjestelmän hallintapaneeli.

Yrittäjän ei tarvitse eikä pidä olla IT-asiantuntija, mutta yrittäjän olisi hyvä ymmärtää, että mistä yrityksen IT-arki muodostuu ja mihin kaikkeen se vaikuttaa.

Kokonaiskuva tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tiedetään:

mitä laitteita yrityksellä on käytössä
mitä maksuja eri ohjelmistoilla ja palveluilla on
kenellä on pääsy mihinkin järjestelmään
missä yrityksen tärkeät tiedostot sijaitsevat
miten uudet työntekijät saavat tunnukset ja laitteet
mitä tapahtuu, kun työntekijä lähtee yrityksestä
miten varmuuskopiointi on järjestetty
mihin IT-kustannukset oikeasti menevät
mitkä asiat ovat kunnossa ja mitkä kaipaavat selkeyttämistä

Tämä ei ole pelkkää tekniikkaa. Tämä on yrityksen johtamista IT näkökulmasta.

Kun kokonaiskuva puuttuu, päätöksiä tehdään helposti yksittäisten tilanteiden perusteella. Kun kokonaiskuva on näkyvissä, päätöksiä voidaan tehdä rauhallisemmin ja järkevämmin.

Epäselvä IT vie helposti yrittäjän huomiota väärään paikkaan

Yrittäjän aika on kuitenkin varsin rajallista. Siksi on raskasta, jos IT nousee jatkuvasti mieleen pieninä epävarmuuksina. Onko meillä liikaa lisenssejä? Pääseekö vanha työntekijä vielä johonkin järjestelmään? Löytyvätkö tärkeät tiedostot, jos jonkun kone hajoaa? Kuka tietää, miten tämä ohjelma on joskus otettu käyttöön? Miksi tästä palvelusta tulee vielä lasku?

Nämä asiat eivät välttämättä pysäytä yrityksen arkea. Mutta ne vievät huomiota ja aikaa siltä varsinaiselta tekemiseltä mikä tuottaa.

Pienet epäselvyydet voivat myös kasaantua. Yksi epäselvä tunnus ei tunnu isolta asialta. Yksi ylimääräinen lisenssi ei kaada yritystä. Yksi huonosti dokumentoitu toimintatapa ei vielä pysäytä työntekoa.

Mutta kun näitä kertyy useita, niin IT alkaa tuntua sekavalta. Silloin ongelma ei ole enää yksittäinen kone, salasana tai ohjelma. Ongelma on se, että kokonaisuutta ei johdeta selkeästi.

Kokonaiskuva auttaa näkemään, mikä on oikeasti tärkeää

Ilman kokonaiskuvaa kaikki IT-asiat voivat tuntua yhtä kiireellisiltä.

Yksi työntekijä valittaa hitaasta koneesta. Toinen ei löydä tiedostoa. Kolmas tarvitsee uuden ohjelman. Neljäs kysyy käyttöoikeuksia. Samaan aikaan tulee lasku palvelusta, jonka tarpeellisuutta kukaan ei ehdi pysähtyä miettimään.

Kun kokonaiskuva puuttuu, yritys helposti reagoi tilanne kerrallaan mikä kuluttaa turhaan aikaa ja rahaa. Kun kokonaiskuva taas on olemassa, niin yritys voi keskittyä omaan tekemiseen huoletta ja tehdä IT päätöksiä turvallisesti.

Silloin voidaan arvioida rauhassa, mikä pitää korjata heti, mikä voidaan aikatauluttaa myöhemmäksi ja mikä ei ole oikeasti tarpeellista. Tämä tuo yrittäjälle selkeyttä. Kaikkea ei tarvitse ratkaista kerralla, mutta asioilla on suunta.

Tämä on usein suuri helpotus. Miksi? Koska silloin IT ei ole enää epämääräinen kasa yksittäisiä huolia, vaan siitä tulee lista asioita, joita voidaan käsitellä yksi kerrallaan ja selkeästi.

Yrittäjän ei pidä olla yksin IT:n kanssa

Monessa pk-yrityksessä IT on kasvanut vuosien aikana käytännön tarpeista.

Joku on perustanut sähköpostit. Joku on hankkinut koneet. Joku on tilannut ohjelmiston. Joku on tehnyt kansiorakenteen. Joku tietää, miten tulostin toimii. Joku muistaa, missä salasanat ovat.

Tämä voi toimia jonkin aikaa. Mutta kasvavassa yrityksessä tieto ei voi olla vain yksittäisten ihmisten muistissa. Jos yrityksen arki on yhden henkilön tiedon varassa, kokonaisuus on haavoittuva. Kyse ei ole epäluottamuksesta ihmisiin, vaan siitä, että yrityksen pitää pystyä toimimaan selkeästi myös muutostilanteissa.

Kun IT:n kokonaiskuva tehdään näkyväksi, tieto ei ole enää vain yhden ihmisen päässä. Se voidaan dokumentoida, selkeyttää ja muuttaa toimintamalliksi.

Tämä helpottaa yrittäjää, työntekijöitä ja mahdollista ulkoista IT-kumppania.

Digiturva kuuluu myös johdon pöydälle

IT:n kokonaiskuva liittyy myös digitaaliseen turvallisuuteen.

Tämä ei tarkoita sitä, että jokaisen yrittäjän pitäisi alkaa opiskella tietoturvaa syvällisesti. Mutta johdon on hyvä ymmärtää, millä tasolla yrityksen digitaaliset toimintatavat ovat.

Esimerkiksi Digiturvallinen elämä -koulutuskokonaisuus on suunnattu organisaatioiden johdolle, digitaalisen turvallisuuden asiantuntijoille ja henkilöstölle. Tämä kertoo hyvin siitä, että digitaalinen turvallisuus ei ole vain teknisten ihmisten asia, vaan koko organisaation yhteinen aihe. Tästä linkistä pääset tutustumaan tähän: Digiturvallinen elämä

Pienyrityksessä tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yrittäjä näkee vähintään perusasiat:

onko käyttäjätunnusten hallinta kunnossa
käytetäänkö monivaiheista tunnistautumista siellä missä pitää
tiedetäänkö, missä yrityksen tiedot ovat
onko laitteiden ja ohjelmistojen tilanne selvillä
onko poistuvien työntekijöiden oikeuksien poisto sovittu
onko varmuuskopiointi ymmärrettävällä tasolla

Kun nämä asiat ovat näkyvissä, tietoturvasta ei tarvitse puhua pelottelun kautta. Siitä voidaan puhua rauhallisesti osana hyvää arkea.

IT:n kokonaiskuva tekee päätöksistä helpompia

Yksi tärkeimmistä hyödyistä on päätöksenteon helpottuminen.

Kun yrittäjä näkee IT:n kokonaiskuvan, hän pystyy kysymään parempia kysymyksiä.

Tarvitsemmeko tätä ohjelmistoa vielä?
Miksi maksamme tästä lisenssistä?
Mitä pitäisi tehdä ennen seuraavan työntekijän aloittamista?
Missä kohtaa tietoturvaa kannattaa parantaa ensin?
Mikä hidastaa työntekijöiden arkea eniten?
Mikä olisi järkevä seuraava kehitysaskel?

Nämä ovat hyviä kysymyksiä, koska ne eivät lähde paniikista. Ne lähtevät ymmärryksestä, kun pohja on kunnossa.

Kun kokonaisuus on näkyvissä, IT:stä tulee vähemmän mystinen asia. Se muuttuu johtamisen välineeksi.

Tämä on erityisen tärkeää kasvavalle yritykselle. Kasvu tuo mukanaan lisää ihmisiä, lisää työtä, lisää järjestelmiä ja lisää päätöksiä. Jos IT pysyy epäselvänä, se alkaa helposti hidastaa tekemistä. Jos IT on selkeä, se voi tukea kasvua.

Selkeä kokonaiskuva tuo rauhaa arkeen

IT-Tuumauksen perusajatus on, että teknologian kuuluu helpottaa ja tukea arkea, ei vaikeuttaa sitä.

Siksi IT:n kokonaiskuvaa ei kannata ajatella raskaana tarkastuksena tai teknisenä selvityksenä, joka tehdään vain ongelmien takia. Sen voi ajatella myös rauhoittavana pysähdyksenä.

Katsotaan, mitä yrityksessä on käytössä.
Katsotaan, mikä toimii hyvin.
Katsotaan, mikä aiheuttaa epäselvyyttä.
Katsotaan, mistä syntyy turhaa kustannusta.
Katsotaan, missä on riskejä.
Katsotaan, mitä kannattaa tehdä seuraavaksi.

Usein jo se, että asiat kirjoitetaan näkyväksi, helpottaa paljon ja tuo selkeyttä.

Yrittäjän ei tarvitse enää arvailla. Työntekijöiden ei tarvitse keksiä omia tapojaan. IT-kumppanin kanssa on helpompi keskustella, kun tiedetään, mistä puhutaan.

Jos yrityksessä on tunne, että IT toimii kyllä jotenkin, mutta kukaan ei näe kokonaisuutta täysin selvästi, silloin asiaa kannattaa pysähtyä katsomaan.

Ei siksi, että kaikki olisi pielessä.

Vaan siksi, että yrityksen on helpompi kasvaa, kun myös IT:llä on selkeä suunta.

Jos haluat lukea lisää siitä, miten IT-Tuumaus auttaa pienyrityksiä selkeyttämään arjen IT-asioita, voit tutustua myös IT-Tuumauksen pienyrityksille suunnattuihin IT-palveluihin. IT pienyrittäjille!

FAQ, UKK, Usein kysyttyä

Mitä IT:n kokonaiskuva tarkoittaa?

IT:n kokonaiskuva tarkoittaa sitä, että yrityksessä tiedetään, mitä laitteita, ohjelmistoja, käyttäjätunnuksia, tiedostoja, kustannuksia ja toimintatapoja arjen IT:hen liittyy. Sen avulla yrittäjä näkee, mitä yrityksen IT:ssä oikeasti tapahtuu.