Microsoft Teams pienyritykselle on monesti vain chat-sovellus. Sähköposti tulee, Teamsiin kirjoitetaan kiireelliset asiat, ja elämä jatkuu. Varmasti sama tilanne on sinullakin. Mutta Teams ei ole chat-sovellus. Se on arjen hallintojärjestelmä, jonka mahdollisuuksista suurin osa jää hyödyntämättä.

Mitä Teams oikeasti on yli chatin

Kun avaat Teamsin, näet sovelluksen. Kun käytät sitä oikein, näet jotain paljon isompaa. Teams on viestintä, tiedostot, kalenterit, sovellukset ja videoneuvottelut yhdessä paikassa. Se ei ole sähköpostin korvike vaan se on kokonaan eri asia. Järjestelmä, jossa tieto ja ihmiset kohtaavat samalla alustalla.

Vertaa siihen, miten nyt toimitaan. Yrityksissä tieto on hajaantuneet: sähköposti uutisista, OneDrive tiedostoille, Outlook kalenterille, WhatsApp kiireelliselle kontaktoinnille, Zoom tai vastaava videoneuvotteluille. Tieto on siis jo tässä esimerkissä viidessä eri paikassa. Kukaan ei näe kokonaiskuvaa. Teamsissa kaikki on yhdessä: viestit, tiedostot, historia, ihmiset. Se on järjestelmä, jonka avulla arki voi toimia selkeämmin.

Miksi Teams pienyritykselle on eri kuin sähköposti

Sähköposti on posti. Se tulee, luet sen, vastaat. Historia katoaa. Konteksti häviää. Viikon päästä sinulla on 40 uutta viestiä ja mikään ei ole selvää. Teams on toimisto. Siihen liityt, näet kuka on siellä, mitä tehdään. Historia on aina näkyvillä. Se on ero, joka muuttaa arkeamme ja sen näkyy projektien läpiviennissä, onboardingissa ja raportoinnissa.

Mitä Teams tekee käytännössä arjessa

Projekti on Teams. Ei sähköposteja projektista, vaan kanava sisältää kaiken: päivitykset, tiedostot, videoneuvottelut, dokumentit. Asiakas-Teams voi olla kontaktipiste. Asiakas näkee päivitykset realtime ja dokumentit ovat kanavassa, ei liitteissä. Onboarding on Teams. Kun uusi työntekijä aloittaa, hän liittyy yritysten Teamsiin ja kaikki materiaali on siellä. Säännöllisesti toistuvat asiat ovat kanavassa. Viikkopalaverit, kuukausiraportointi, ilmoitukset tapahtuvat samassa kanavassa ja historia näkyy aina.

Miksi Teams pienyritykselle on vain chat

Jos Teams on niin hyvä, miksi se ei ole jo käytössä kaikkialla? Kolme syytä: Sähköposti on tuttu. Teams tuntuu oudolta ja uuden oppiminen maksaa aikaa. Teams näyttää monimutkaiselta. Kun avaat sen, näet kanavat, sovellukset, asetukset ja pelätään tekemästä väärin. Kukaan ei ole näyttänyt kuinka sitä käytetään. Teams tulee M365-lisenssiin automaattisesti, mutta kukaan ei ole sanonut että tämä on se paikka jossa projektit elävät.

Tämä on asia, jonka näemme säännöllisesti IT-Kasvukartoituksissa. Yritys maksaa M365-lisenssistä ja saa Teamsin ilmaiseksi, mutta käyttää vain osan sen mahdollisuuksista.

Mistä aloitat nyt Teamsin käytön

Tarvitset kolme asiaa. Kanavien rakenne: mitkä Teams/kanavat pitää olla? Hallinto, Projekti_X, Asiakaspalvelu, Tiimi_suunnittelu. Sopimus siitä mitä menee minne: “nämä asiat menevät Teamsiin” eli sisäinen tiedottaminen, projektin päivitykset, dokumentit, toimintaohjeet. Hitaasti muuttuneet käyttötavat: musita että et muuta kaikkea päivässä. Valitset yhden tiimin, koulutatte ihmiset, ja laajennatte sitten.

Usein kysytyt kysymykset

Entä ne, jotka eivät ole tykkää videokonferensseista?

Teams ei pakota videota. Voit olla äänessä, kirjoittaa tai vain lukea. Pointti on että keskustelut ja dokumentit ovat samassa paikassa.

Kuinka paljon Teams muuttaa arkeamme?

Ensin tuntuu lisätyöltä. Mutta kun kaikki lopettaa sähköpostin käyttöä projektille, arki muuttuu, koska tiedonhaku nopeutuu ja raportointi tulee faktoja vastaan.

Entä jos joku ei käytä Teamsia?

Jos kukaan ei käytä, se ei toimi. Ota käyttöön yhdessä tiimissa ensin, näytä hyödyt, ja laajenna sitten.

Maksaako Teams erillisesti?

Teams on osa Microsoft 365 -lisenssejä, joita monet pk-yritykset jo maksavat. Todennäköisesti sinulla on se jo saatavilla.

Kuinka paljon aikaa Teams-siirtymä kestää?

Muutama kuukausi, jos teet sen vaiheittain ja hallitusti.

Lopuksi

Teams ei ole chat-sovellus. Se on arjen hallintojärjestelmä, jos olet valmis käyttämään sitä siihen tarkoitukseen. Tämä on yksi niistä asioista, jotka näkyvät selvästi IT-Kasvukartoituksissa. Entä jos katsot Teamsiasi tänään? Tämä on juuri se paikka, jossa IT-Kasvukartoitus auttaa.