Kun yritys kasvaa nopeammin kuin sen IT

Mitä tapahtuu kun yritys kasvaa nopeammin kuin sen IT? Siinäpä kysymys.

Alussa kaikki on vielä yksinkertaista. Yrityksessä on muutama työntekijä, muutama tietokone, sähköposti toimii ja tiedostot löytyvät jostain yhteisestä paikasta. Jos jokin ei toimi, joku yleensä tietää, keneltä kysytään. Asiat saadaan tavalla tai toisella hoidettua.

Sitten yritys kasvaa.

Tulee uusia työntekijöitä. Otetaan käyttöön uusia ohjelmia. Hankitaan lisää koneita, puhelimia ja tunnuksia. Joku tarvitsee pääsyn yhteen järjestelmään, toinen toiseen. Teamsiin perustetaan uusia kansioita, pilvipalveluun syntyy lisää tiedostoja ja laskuja alkaa tulla useammasta paikasta.

Mikään yksittäinen päätös ei välttämättä ole huono. Ongelma syntyy siitä, että päätöksiä tehdään arjen kiireessä yksi kerrallaan. Vähitellen kokonaisuus alkaa kasvaa nopeammin kuin kukaan ehtii sitä oikeasti johtaa.

Tämä ei tarkoita, että yrittäjä olisi epäonnistunut. Usein se tarkoittaa vain sitä, että yritys on mennyt eteenpäin.

Kun yritys kasvaa nopeammin kuin sen IT niin kasvu tarvitsee kokonaiskuvan

Kun yritys kasvaa, IT ei ole enää vain tietokoneita ja sähköpostia.

Se on osa työn sujuvuutta, tietoturvaa, kustannuksia, vastuunjakoa ja johtamista. Jos kokonaiskuvaa ei ole, arki alkaa helposti tuntua raskaammalta kuin sen tarvitsisi tuntua.

Tyypillisiä merkkejä ovat esimerkiksi nämä:

Yrityksessä ei olla täysin varmoja, että mitä ohjelmia on käytössä. Käyttäjätunnuksia on luotu eri aikoina eri tavoilla. Jotkut tiedostot ovat Teamsissa, jotkut OneDrivessa, jotkut sähköpostin liitteissä ja jotkut yksittäisen työntekijän koneella. Laskuja tulee eri palveluista, mutta kukaan ei aivan varmasti tiedä, mitkä niistä ovat edelleen tarpeellisia.

Samalla työntekijöiltä voi tulla pieniä, mutta toistuvia huomioita. Kone on hidas. Tiedostoa ei löydy. Salasana ei toimi. Uusi työntekijä ei saa kaikkia tunnuksia heti käyttöön. Vanhan työntekijän oikeuksien poistamisesta ei olla täysin varmoja, että poistuuko kaikki.

Yksittäin nämä voivat näyttää pieniltä asioilta. Toisaalta taas yhdessä ne kertovat siitä, että IT ei ole enää täysin hallinnassa.

IT-ongelma ei aina näy teknisenä vikana

Moni ajattelee IT-ongelman tarkoittavan sitä, että jokin on rikki. Nämä on niitä yleisimpiä ajatuksia.

Kone ei käynnisty. Sähköposti ei toimi. Tulostin ei tulosta. Verkko kaatuu.

Nämä ovat tosiaan näkyviä ongelmia, mutta kasvavassa pk-yrityksessä hankalimmat IT-haasteet eivät aina näy tällä tavalla. Ne näkyvät enemmän epäselvyytenä.

• Kuka vastaa käyttäjätunnuksista?
• Missä tärkeät tiedostot oikeasti sijaitsevat?
• Mitä tapahtuu, jos avainhenkilö on poissa?
• Mihin kaikki IT-kustannukset menevät?
• Onko varmuuskopiointi varmasti kunnossa?
• Mitä järjestelmiä yritys oikeasti tarvitsee?
• Mihin uusilla työntekijöillä pitää olla pääsy?

Nämä eivät ole vain teknisiä kysymyksiä. Nämä ovat yrityksen arjen, turvallisuuden ja johtamisen kysymyksiä.

Juuri siksi IT:n kokonaisuus kannattaa ottaa tarkasteluun ennen kuin se alkaa näkyä suurempina ongelmina.

Kun yritys kasvaa nopeammin kuin sen IT niin kasvu tekee pienistä epäselvyyksistä suurempia

Pienessä yrityksessä moni asia toimii ihmisten muistin varassa.

Se voi toimia hetken hyvin. Joku tietää salasanat. Joku muistaa, mistä lisenssit ostettiin. Joku osaa neuvoa uuden työntekijän alkuun. Joku tietää, kenelle soitetaan, kun jokin ei toimi.

Mutta kun yritys kasvaa, muistin varassa toimiminen alkaa kuormittaa.

Tieto jää helposti yhden ihmisen päähän. Jos hän on lomalla, sairaana tai vaihtaa työpaikkaa, moni asia muuttuu vaikeaksi. Silloin huomataan, että järjestelmiä on kyllä käytössä, mutta toimintamallia ei ole kunnolla rakennettu.

Tämä on hyvin tavallinen vaihe kasvavassa pk-yrityksessä eikä se ole häpeä. Se on merkki siitä, että toimintaa pitää seuraavaksi selkeyttää.

Samalla tavalla kuin yritys tarvitsee talouteen, työnjohtoon ja asiakkuuksiin selkeitä toimintatapoja, se tarvitsee niitä myös IT:hen.

IT:n ei pitäisi olla yrittäjän jatkuva huoli

Yrittäjän tehtävä ei ole käyttää iltoja siihen, että hän miettii käyttäjätunnuksia, varmuuskopioita, lisenssejä tai sitä, mikä ohjelma on kenelläkin käytössä.

Yrittäjän pitää pystyä luottamaan siihen, että yrityksen IT tukee työntekoa eikä hidasta sitä.

Tämä ei siis tarkoita, että kaiken pitäisi olla täydellistä tai raskasta. Päinvastoin. Usein paras ratkaisu on tehdä asiat riittävän selkeiksi.

Selkeä IT-kokonaisuus tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tiedetään:

• mitä laitteita yrityksellä on käytössä
• mitä ohjelmia ja lisenssejä maksetaan
• kenellä on pääsy mihinkin
• missä tärkeät tiedot sijaitsevat
• miten uudet työntekijät otetaan mukaan
• miten poistuvat työntekijät käsitellään
• mitä riskejä nykyisessä ympäristössä on
• mitä kannattaa kehittää ensin

Kun nämä asiat ovat näkyvissä, IT muuttuu epämääräisestä huolesta johdettavaksi kokonaisuudeksi.

Selkeä suunta tuo rauhaa arkeen

Kun yritys kasvaa, kaikkea ei tarvitse ratkaista kerralla.

Tärkeintä on saada ensin kokonaiskuva. Sen jälkeen voidaan päättää, mitä tehdään nyt, mitä myöhemmin ja mitä ei tarvitse tehdä ollenkaan.

Tämä on usein helpottava hetki yrittäjälle. Epämääräinen tunne muuttuu konkreettiseksi listaksi. Arvailu muuttuu suunnitelmaksi. Yksittäiset ongelmat asettuvat osaksi isompaa kuvaa.

IT-Tuumauksen ajattelussa teknologian kuuluu helpottaa arkea, ei vaikeuttaa sitä. Siksi kasvavan yrityksen IT:tä ei kannata katsoa vain teknisinä asetuksina, vaan osana koko yrityksen toimintaa.

Kun IT:n kokonaisuus on selkeä, päätöksiä on helpompi tehdä. Työntekijöiden arki kevenee. Turhat kustannukset on helpompi huomata. Tietoturvaa voidaan parantaa rauhallisesti ja järkevästi. Digi- ja väestötietovirasto kuvaa digiturvaa niin, että digitaalisen toimintaympäristön tulisi olla luotettava, turvallinen ja saatavilla. Tämä on hyvä ajatus myös kasvavan pk-yrityksen IT:n johtamiseen. Uusien työntekijöiden aloittaminen helpottuu, ja ennen kaikkea yrittäjän ei tarvitse kantaa kaikkea epävarmuutta yksin.Jos yrityksessä tuntuu siltä, että IT toimii kyllä jotenkin, mutta kokonaiskuva ei ole täysin selvä, tilanne kannattaa pysäyttää hetkeksi.

Ei siksi, että kaikki olisi pielessä.

Vaan siksi, että kasvava yritys tarvitsee selkeän suunnan myös IT:lle.

Onko siulla IT palveluntarjoaja? Jos kysyt heiltä mitään näistä tämän blogin asioista, niin saatko vastauksen vai tiedätkö sen itse?

Jos haluat lukea lisää siitä, miten IT-Tuumaus auttaa pienyrityksiä arjen IT-asioissa, voit tutustua myös IT-Tuumauksen pienyrityksille suunnattuihin IT-palveluihin tämän linkin kautta: IT-Tuumaus palvelut

Lopuksi

Kiitos kun luit blogin loppuun. Olen kehittämässä uutta palvelua ”IT-Kasvukartoitus” ja olen tähän etsimässä pilotti asiakkaita. Olet enemmän kuin tervetullut ottamaan minuun yhteyttä tai ilmoittamaan kehen voisin ottaa yhteyttä joka tarvitsisi tämän blogin tyylistä apua.

Usein kysyttyjä tästä aiheesta

Mitä yrityksen IT kasvu tarkoittaa?

Yrityksen IT kasvu tarkoittaa sitä, että yrityksen laitteet, käyttäjätunnukset, ohjelmistot, tiedostot, lisenssit ja tietoturva laajenevat yrityksen mukana. Jos kokonaisuutta ei johdeta, siitä voi vähitellen tulla epäselvä ja vaikeasti hallittava.

Mistä tietää, että yrityksen IT on kasvanut liian sekavaksi?

Yksi merkki on se, että kukaan ei näe kokonaisuutta selvästi. Esimerkiksi ohjelmistot, käyttöoikeudet, kustannukset, tiedostojen sijainnit tai vastuut voivat olla epäselviä. Usein yrittäjälle syntyy tunne, että asiat kyllä toimivat, mutta eivät ole kunnolla hallinnassa.

Pitääkö pienyrityksellä olla oma IT-osasto?

Ei välttämättä. Monelle pk-yritykselle oma IT-osasto ei ole realistinen tai tarpeellinen ratkaisu. Tärkeämpää on, että joku auttaa pitämään kokonaisuuden selkeänä, dokumentoituna ja yrityksen kasvua tukevana.

Milloin yrityksen IT kannattaa kartoittaa?

IT kannattaa kartoittaa silloin, kun yritys kasvaa, työntekijöitä tulee lisää, ohjelmistoja kertyy useita tai yrittäjä ei enää näe kokonaisuutta selvästi. Kartoitus auttaa ymmärtämään nykytilanteen ennen kuin pienet epäselvyydet muuttuvat suuremmiksi ongelmiksi.