Kun uusi työntekijä aloittaa - mitä IT:ssä tapahtuu

Ensimmäinen työpäivä. Uusi ihminen istuu pöytänsä ääressä ja haluaisi päästä töihin kiinni, mutta kone ei käynnisty oikein, sähköpostiin ei pääse, eikä kukaan osaa sanoa mistä tarvittavat tiedostot löytyvät. Perehdyttäjä on kiireinen muualla. Joku lähettää Teamsissa linkin, joka ei toimi. Tunti menee hakemiseen ja arvailuun. Uusi työntekijä saadaan lopulta tuottavaksi, mutta hitaasti, ja ensi kerralla sama sekaannus toistuu seuraavan uuden ihmisen kohdalla.

Tämä on se, mitä tapahtuu kun aloitusprosessi ei ole kirjoitettuna. Ja se maksaa yritykselle joka kerta: tuottavuushukkaa, IT-tuntien haaskausta, turhia virheitä. Tämä blogi kertoo miksi selkeä aloitusprosessi on pieni investointi, joka maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisien uusien työntekijöiden aikana.

Mitä IT:ssä tapahtuu kun uusi työntekijä aloittaa

Ensimmäisen päivän IT-valmistelut ovat isompi kokonaisuus kuin miltä ne näyttävät. Heti kun rekrytointipäätös on tehty, IT:ssä pitäisi käynnistyä useita asioita: käyttäjätunnuksen luonti, laitteen asennus ja konfigurointi, Microsoft 365 -lisenssin käyttöönotto, Teams-kanavien lisäys, sähköpostin konfigurointi, etätyöoikeudet, varmuuskopiointi, ja tiedostojen käyttöoikeudet - mitä uusi työntekijä saa nähdä ja mitä ei.

Jos prosessi ei ole kirjoitettuna, jokainen näistä tehdään puolittain tai unohtuu kokonaan. Kone ei ole valmis ensimmäisenä päivänä vaan kolmantena. Sähköposti ei toimi, koska joku asetus jäi tekemättä. Uutta ihmistä pyydetään mukaan projektiin, mutta hänellä ei ole oikeuksia dokumentteihin. Ensimmäinen viikko menee hämmennykseen sen sijaan että se menisi työhön.

Miksi aloitusprosessi on johtamisen asia, ei pelkkä IT:n

Aloitusprosessi vaikuttaa suoraan siihen, kuinka nopeasti uusi työntekijä pääsee täyteen tuottavuuteen. Selkeä perehdytys nopeuttaa tätä merkittävästi ja se näkyy myös sitoutumisessa: ihminen, joka kokee tulleensa otetuksi vastaan hyvin, pysyy yrityksessä pidempään.

IT:n rooli on varustaa uusi työntekijä oikeilla työkaluilla ja oikeuksilla. Johtamisen rooli on varmistaa, että prosessi on olemassa kirjoitettuna ja että sitä noudatetaan joka kerta, eikä ”tällä kertaa tehdään vähän eri tavalla” -periaatteella. Selkeä prosessi säästää joka ainoan uuden työntekijän kohdalla päivän verran hukka aikaa.

Mitä kirjoitetussa aloitusprosessissa pitäisi olla

Käyttäjätunnus ja sähköposti: luodaan ennen ensimmäistä päivää, jotta kaikki on valmiina heti kun uusi ihminen istuu pöytäänsä.

Laite: asennettu ja konfiguroitu tarvittavine ohjelmistoineen, valmiina käyttöön ensimmäisenä päivänä.

M365-lisenssit ja Teams: käyttäjä on lisätty oikeisiin kanaviin, ja pääsy dokumentteihin sekä kalentereihin on kunnossa. Microsoftin lisenssimalleja pääset katsomaan tästä: Microsoft hinnoittelu

Käyttöoikeudet: tiedostojen, kansioiden ja järjestelmien oikeudet määritetty roolin mukaisesti.

Dokumentaatio: linkki perehdytysmateriaaliin: miten Teamsia käytetään, mistä tiedostot löytyvät, kenen puoleen käännytään missäkin asiassa.

Tietoturva: laite on suojattu, monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) on käytössä, varmuuskopiointi käynnistyy automaattisesti.

Kun nämä on kirjoitettu tarkistuslistaksi, aloitus sujuu ilman hämmennystä ja odottelua. Uusi ihminen voi keskittyä työhönsä, ei IT-ongelmien selvittelyyn.

Hyvä nyrkkisääntö: testaa tarkistuslista etukäteen. Kirjaudu itse sisään käyttäjätunnuksella ennen kuin uusi työntekijä saapuu, ja varmista että sähköposti, Teams-kanavat ja tiedostot oikeasti toimivat. Se maksaa kymmenen minuuttia ja säästää koko ensimmäisen päivän.

Mitä tapahtuu jos lähtöprosessia ei ole

Kun työntekijä lähtee eikä lähtöprosessia ole koskaan dokumentoitu, sama sekaannus toistuu käänteisesti. Mitä tunnuksia hänelle annettiin? Mitkä oikeudet pitää sulkea? Kuka vastaa varmuuskopioista? Jos kaikki on yhden ihmisen muistin varassa, lähtö on riski: tietoja voi jäädä vääriin paikkoihin, oikeudet voivat jäädä auki, ja dokumentteja voi jäädä jonkun henkilökohtaiselle OneDrivelle sen sijaan että ne olisivat yhteisessä paikassa.

Selkeä prosessi sekä aloitukselle että lähdölle suojaa yritystä molemmissa päissä ja on työntekijöille selkeämpää myös.

Usein kysytyt kysymykset

Eikö kirjoitettu prosessi vie enemmän aikaa kuin se säästää?

Ensimmäinen kerta vie ehkä tunnin-parin verran ylimääräistä työtä tarkistuslistan tekemiseen. Sen jälkeen jokainen seuraava aloitus vie vähemmän aikaa, koska ei tarvitse muistella mitä pitää tehdä, koska se on jo kirjoitettuna.

Entä etätyöntekijät?

Heille prosessi on vielä tärkeämpi. Kaikki pitää olla valmiina etukäteen: laite lähetetään kotiin ennen ensimmäistä päivää, ja ensimmäinen päivä voidaan hoitaa virtuaalisena perehdytyksenä yhdessä muun tiimin kanssa.

Kuka vastaa aloitusprosessista?

ITn pitäisi vastata teknisestä toteutuksesta. Johto tai HR vastaa siitä, että prosessia noudatetaan joka kerta. Ihanteellisesti yksi nimetty henkilö varmistaa, että tarkistuslista käydään läpi aina.

Entä jos jokin unohtuu?

Kirjoitettu tarkistuslista vähentää unohduksia merkittävästi. Ja kun jotain unohtuu ensimmäisellä kerralla, se lisätään listaan seuraavalla kerralla se on jo mukana.

Lopuksi

Kun uusi työntekijä aloittaa, IT:ssä tapahtuu paljon, mutta sen ei tarvitse olla sekavaa. Kirjoitettu prosessi tekee siitä tehokasta joka kerta: uusi ihminen on tuottava nopeammin, yritys on turvallisempi, ja IT-apu kuluu oikeisiin kysymyksiin odottelun sijaan.

Kasvavissa yrityksissä aloitusprosessi on usein vain jonkun päässä, ei kirjoitettuna. Tämä on yksi niistä asioista, jotka nousevat esiin IT-Kasvukartoituksessa ja sen selkeyttäminen on yksi nopeimmin vaikuttavista muutoksista, joita kasvava yritys voi tehdä.