Millaista on kun on toimiva IT työarjessa? Työpäivä tuntuu ainakin kevyemmältä
Toimiva IT työarjessa ei yleensä näytä miltään erityiseltä.
Ja juuri siinä piilee koko asian ydin. Kuullostaako tämä tutulta?
Työpäivä alkaa normaalisti.
Kone käynnistyy ilman ongelmia.
Tarvittavat tiedostot löytyvät nopeasti.
Sähköposti toimii kuten pitääkin.
Asiat vain toimivat ja työt rullaa.
Sitten onkin tämä, että moni huomaa IT:n vasta silloin, kun jokin menee pieleen. Todellisuudessa hyvin toimiva IT näkyy enemmän siinä, mitä ei tarvitse miettiä kesken päivän. Ja siinä että sitä ei huomaa, joka on hiukan ehkä omituista.
Mitä toimiva IT työarjessa oikeasti tarkoittaa?
Kun puhutaan toimiva IT työarjessa -ajatuksesta, kyse ei ole vain laitteista tai ohjelmista.
Kyse on sellaisesta työpäivästä, jossa:
- asiat löytyvät helposti
- työ ei keskeydy jatkuvasti
- eikä energiaa kulu turhaan säätämiseen
Toimiva IT työarjessa ei tarkoita täydellisyyttä.
Se tarkoittaa sitä, että teknologia tukee tekemistä eikä vie huomiota tai aikaa itse työltä.
Pienet keskeytykset kuormittavat yllättävän paljon
Usein työpäivän raskaus ei synny yhdestä suuresta ongelmasta vaan se syntyy pienistä hetkistä, kuten että:
- ohjelma jumittaa juuri väärällä hetkellä
- salasana ei muistukaan mieleen
- tiedosto on tallennettu sinne kuuluisaan “jonnekin”
- tulostin ei ole yhteistyössä
Yksittäisinä nämä tuntuvat pieniltä asioilta.
Mutta kun niitä kertyy päivän aikana tarpeeksi, ne alkavat syödä keskittymistä ja työrauhaa yllättävän paljon.
Toimiva IT työarjessa vähentää juuri näitä pieniä kitkakohtia. Ja silloin IT myös “unohtuu” kun kaikki toimii.
Selkeys tekee työstä rauhallisempaa
Monessa yrityksessä IT alkaa tuntua raskaalta vasta silloin, kun kokonaisuus muuttuu epäselväksi.
Tiedostoja löytyy useasta paikasta.
Ohjelmia on enemmän kuin oikeasti tarvitaan.
Vanhoja toimintatapoja jää elämään uusien rinnalle.
Lopulta aletaan käyttää aikaa siihen, että yritetään muistaa miten jokin asia “kuuluu tehdä”. Ja silloin ollaan jo väärässä suunnassa.
Toimiva IT työarjessa rakentuu usein yksinkertaisista asioista, kuten selkeistä toimintatavoista, toimivista perusratkaisuista ja siitä, ettei kaikkea tehdä liian monimutkaiseksi.
Usein pienikin selkeys tuo yllättävän suuren helpotuksen arkeen.
Hyvä IT ei vaadi jatkuvaa huomiota
Moni ajattelee, että IT:n kanssa kuuluu vain elää jatkuvien muutosten keskellä.
Kokoajan tulee päivityksiä tai ilmoituksia. Tai pahimmillaan uusia järjestelmiä jota pitää opetella.
Todellisuudessa toimiva IT työarjessa tuntuu rauhalliselta. Se ei toki tarkoita sitä, ettei mikään koskaan muuttuisi tai että kaikki olisi täydellistä. Mutta tällöin muutokset eivät hallitse työpäivää.
Parhaimmillaan IT toimii taustalla niin hyvin, ettei sitä tarvitse jatkuvasti ajatella.
Kirjoitin aiemmin myös siitä, miten hyvä IT ei näy arjessa ja miksi IT:ssä ei ole tyhmiä kysymyksiä. Sama ajatus näkyy myös tässä: hyvä teknologia tuntuu enemmän helpotukselta kuin työltä.
Hyvä työarki ei synny isoilla projekteilla
Moni ajattelee, että toimiva IT vaatii jatkuvasti uusia järjestelmiä tai suuria investointeja.
Todellisuudessa suurin hyöty syntyy usein pienistä asioista:
- tiedostojen selkeyttämisestä
- toimivista käyttöoikeuksista
- järkevistä päivityksistä
- ja siitä, että joku katsoo kokonaisuutta rauhassa
Esimerkiksi Microsoft Support korostaa omissa ohjeissaan, että monet suorituskyky- ja käytettävyysongelmat voidaan ratkaista hyvinkin yksinkertaisilla ylläpitotoimilla.
Usein juuri perusasioiden kuntoon laittaminen helpottaa työarkea kaikkein eniten. Eikä se vaadi mitään mahdottomia taikatemppuja että se onnistuu.
Toimiva IT työarjessa tuo työrauhaa
Ehkä tärkein asia toimivassa IT:ssä ei ole nopeus tai teknisyys.
Se on omasta mielestä työrauha.
Tunne siitä, että asiat toimivat ja ympäristö tuntuu hallittavalta eikä jatkuvasti tarvitse varautua ongelmiin.
Toimiva IT työarjessa ei tee arjesta täydellistä, mutta se voi tehdä siitä huomattavasti kevyempää. Ja monelle juuri sillä on suurin merkitys.
Lopuksi
Kun IT toimii hyvin, sitä ei yleensä huomaa erityisesti.
Työpäivä vain etenee ilman jatkuvia keskeytyksiä ja ylimääräistä säätämistä.
Ja ehkä juuri silloin IT tekee tärkeimmän tehtävänsä:
se antaa ihmisille tilaa keskittyä omaan työhönsä rauhassa.
Toimiva IT työarjessa ei synny yhdestä suuresta ratkaisusta. Se syntyy pienistä asioista, jotka yhdessä tekevät arjesta hieman sujuvampaa päivä kerrallaan.
Kiitos jo sluit blogin loppuun saakka. Olen erittäin otettu siitä. Käy ihmeessä kommentoimassa jos blogista on jotain mietteitä.
Usein kysyttyä
Mitä toimiva IT työarjessa tarkoittaa käytännössä?
Toimiva IT työarjessa tarkoittaa työympäristöä, jossa laitteet, ohjelmat ja toimintatavat tukevat työn tekemistä ilman jatkuvia keskeytyksiä tai epäselvyyksiä.
Miksi pienet IT-ongelmat kuormittavat niin paljon?
Koska ne keskeyttävät keskittymisen jatkuvasti. Vaikka yksittäinen ongelma olisi pieni, niiden jatkuva toistuminen tekee työpäivästä raskaamman.
Tarvitseeko toimiva IT työarjessa jatkuvaa ylläpitoa?
Kyllä ja ei, koska ylläpidon ei tarvitse olla raskasta ja jatkuvaa säätämistä. Rauhallinen ja ennakoiva ylläpito auttaa pitämään arjen sujuvana ilman jatkuvaa säätöä.
