Yrityksen IT vastuu ei saa jäädä epäselväksi
Kuka oikeasti vastaa yrityksen IT-asioista?
Yrityksen IT vastuu jää pienessä ja kasvavassa yrityksessä helposti epäselväksi.
Ei siksi, että kukaan ei välittäisi. Usein tilanne syntyy paljon tavallisemmalla tavalla. Yritys on kasvanut, työntekijöitä on tullut lisää, järjestelmiä on otettu käyttöön ja arjen ratkaisuja on tehty silloin, kun niitä on tarvittu.
Joku on perustanut sähköpostit. Joku on hankkinut tietokoneet. Joku on ottanut käyttöön Teamsin. Joku muistaa, kuka pääsee mihinkin kansioon. Joku tietää, kenelle soitetaan, kun tulostin ei toimi. Joku toinen tietää, mistä lisenssilasku tulee.
Kaikki nämä ihmiset voivat olla tärkeitä yrityksen arjen kannalta.
Mutta silti jää yksi kysymys: kuka oikeasti vastaa yrityksen IT-asioista kokonaisuutena?
Tämä kysymys ei ole syyttävä. Sen tarkoitus ei ole osoittaa, että joku olisi hoitanut asiat huonosti. Päinvastoin. Se on kysymys, joka auttaa yritystä rauhoittamaan arkea ja tekemään IT:stä selkeämmän osan johtamista.
Yrityksen IT vastuu ei ole sama asia kuin tekninen osaaminen
Moni yrittäjä ajattelee, että IT-vastuu kuuluu sille, joka ymmärtää tekniikkaa parhaiten.
Tämä on ymmärrettävä ajatus, mutta ei aina riittävä.
Tekninen osaaminen on tärkeää, mutta yrityksen IT-vastuu on laajempi asia. Se ei tarkoita vain sitä, kuka osaa asentaa ohjelman, vaihtaa salasanan tai selvittää, miksi kone on hidas.
IT-vastuu tarkoittaa myös sitä, että joku näkee kokonaisuuden.
Kuka tietää, mitä laitteita yrityksellä on?
Kuka tietää, mitä ohjelmistoja maksetaan?
Kuka päättää, mitä järjestelmiä otetaan käyttöön?
Kuka hyväksyy uudet käyttäjätunnukset?
Kuka poistaa oikeudet, kun työntekijä lähtee?
Kuka seuraa, että tietoturvan perusasiat ovat kunnossa?
Kuka varmistaa, että tieto ei jää yhden ihmisen päähän?
Nämä ovat johtamisen kysymyksiä, eivät vain teknisiä kysymyksiä.
Yrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Mutta yrittäjän pitää tietää, kuka vastaa mistäkin.
Epäselvä vastuu näkyy arjen pieninä kitkoina
Kun yrityksen IT-vastuu on epäselvä, se ei välttämättä näy heti isona ongelmana. Usein se näkyy pieninä, toistuvina tilanteina.
Uusi työntekijä aloittaa, mutta kaikkia tunnuksia ei ole valmiina. Työntekijä lähtee, mutta kukaan ei ole aivan varma, mihin järjestelmiin hänellä oli pääsy. Lasku tulee ohjelmistosta, jota kukaan ei ehkä enää käytä. Tärkeä tiedosto löytyy lopulta, mutta vasta usean kyselyn jälkeen. Yrittäjä joutuu pohtimaan illalla, onko jokin asia hoidettu vai ei.
Yksittäisenä nämä eivät aina tunnu isoilta asioilta. Mutta kun niitä kertyy, ne vievät aikaa, energiaa ja lopulta luottamusta.
Työntekijöiden näkökulmasta IT alkaa tuntua säätämiseltä. Yrittäjän näkökulmasta IT alkaa tuntua asialta, joka on koko ajan vähän kesken. Ulkoisen IT-kumppanin näkökulmasta työ vaikeutuu, jos kukaan ei osaa sanoa, miten yritys haluaa asioiden toimivan.
Silloin ongelma ei ole välttämättä laitteissa tai ohjelmistoissa. Ongelma on vastuun epäselvyydessä.
IT-asioita ei kannata jättää yhden ihmisen varaan
Monessa pk-yrityksessä on yksi henkilö, joka “tietää nämä asiat”.
Hän voi olla yrittäjä, toimistopäällikkö, työnjohtaja, taloushallinnon ihminen, pitkään yrityksessä ollut työntekijä tai ulkoinen IT-toimija.
Usein tämä henkilö on yritykselle todella arvokas. Hän on pitänyt arkea kasassa, auttanut muita ja ratkaissut ongelmia nopeasti. Mutta jos liian moni asia on yhden ihmisen muistissa, yritys on haavoittuvassa tilanteessa.
Mitä tapahtuu, jos hän on lomalla?
Mitä tapahtuu, jos hän sairastuu?
Mitä tapahtuu, jos hän vaihtaa työpaikkaa?
Mitä tapahtuu, jos hän ei enää muista, miksi jokin ratkaisu tehtiin vuosia sitten?
Tämä ei ole epäluottamusta kyseistä ihmistä kohtaan. Tämä on normaalia yrityksen varautumista.
Hyvä toimintamalli suojaa myös sitä ihmistä, jonka varassa asiat ovat olleet. Kun tieto dokumentoidaan ja vastuut selkeytetään, yksittäisen henkilön harteilla ei ole enää kohtuutonta painetta.
Vastuu tarvitsee nimen, ei vain hyvää tahtoa
“Meillä joku hoitaa sen” ei ole vielä toimintamalli.
Se voi toimia pienessä porukassa hetken, mutta kasvavassa yrityksessä vastuu tarvitsee nimen. Ei siksi, että yhdelle ihmiselle kaadetaan kaikki työ, vaan siksi, että asioilla on omistaja.
Yrityksessä olisi hyvä tietää ainakin nämä:
kuka hyväksyy uudet käyttäjätunnukset
kuka tilaa ja hallinnoi laitteet
kuka seuraa ohjelmistoja ja lisenssejä
kuka vastaa tietoturvan peruslinjauksista
kuka päättää, mitä järjestelmiä otetaan käyttöön
kuka ylläpitää dokumentaatiota
kuka toimii yhteyshenkilönä IT-kumppanille
kuka kertoo johdolle, missä IT:n kanssa mennään
Kaiken tämän ei tarvitse olla yhden ihmisen tehtävä. Usein parempi ratkaisu on selkeä vastuunjako. Tärkeintä on, että vastuu ei jää ilmaan.
Ulkoinen IT-kumppani ei poista yrityksen omaa vastuuta
Ulkoinen IT-kumppani voi olla pienyritykselle todella hyödyllinen.
Hän voi auttaa teknisissä ratkaisuissa, tietoturvassa, käyttäjähallinnassa, laitteissa, pilvipalveluissa, varmuuskopioinnissa ja monessa muussa asiassa. Hyvä kumppani tuo arkeen osaamista, jota yrityksellä ei ole järkevää pitää itse palkattuna.
Mutta ulkoinen IT-kumppani ei voi yksin päättää, miten yrityksen arjen pitäisi toimia.
Yrityksen täytyy silti tietää, mitä se haluaa, kuka saa päättää mistäkin ja millaiset toimintatavat sopivat sen arkeen.
IT-kumppani voi auttaa rakentamaan mallin.
IT-kumppani voi kysyä oikeita kysymyksiä.
IT-kumppani voi dokumentoida ja selkeyttää.
IT-kumppani voi toteuttaa sovitut asiat.
Mutta yrityksen johdon pitää olla mukana siinä, mihin suuntaan IT:tä viedään.
Siksi IT-vastuu on yhteistyötä. Ei pelkkä ulkoistettu tukinumero.
Vastuunjako liittyy myös tietosuojaan ja luottamukseen
IT-vastuu ei koske vain laitteita ja ohjelmistoja. Se liittyy myös siihen, miten yritys käsittelee tietoa.
Yrityksessä voi olla asiakkaiden tietoja, työntekijöiden tietoja, sopimuksia, tarjouksia, laskuja ja muuta arjen kannalta tärkeää aineistoa. Siksi ei ole yhdentekevää, kenellä on pääsy mihinkin ja kuka vastaa tietojen käsittelystä.
Tietosuojaa pk-yrityksille -ohjeistuksessa kuvataan, että tietosuoja-asetus asettaa yrityksille erilaisia velvollisuuksia sen mukaan, missä roolissa yritys käsittelee henkilötietoja. Tämä muistuttaa hyvin siitä, että vastuut eivät ole vain sisäinen järjestely, vaan ne liittyvät myös siihen, miten yritys toimii luotettavasti asiakkaiden ja henkilöstön suuntaan.
Pienyrityksen ei tarvitse tehdä tästä liian raskasta. Mutta perusasioiden pitää olla selkeitä.
Kuka saa nähdä henkilötietoja?
Missä tiedot sijaitsevat?
Miten käyttöoikeudet annetaan?
Miten ne poistetaan?
Kuka tietää, mitä palveluita käytetään?
Mihin tietoihin ulkoinen kumppani pääsee?
Kun nämä asiat on mietitty rauhassa, yritys toimii varmemmin ja luotettavammin.
Selkeä IT-vastuu helpottaa päätöksentekoa
Kun yrityksessä tiedetään, kuka vastaa mistäkin, päätöksenteko helpottuu.
Uusia järjestelmiä ei oteta käyttöön vain siksi, että joku ehdottaa niitä kiireessä. Lisenssejä ei jää päälle vuosiksi ilman käyttäjiä. Käyttöoikeuksia ei anneta “varmuuden vuoksi” kaikille. Tiedostojen sijainnit eivät riipu siitä, kuka sattui tekemään ensimmäisen kansion.
Selkeä vastuu auttaa myös priorisoimaan. Kaikkea ei tarvitse tehdä heti. Mutta jonkun pitää tietää, mikä on tärkeintä seuraavaksi.
Onko käyttäjätunnusten siivoaminen kiireellisintä?
Pitäisikö ensin selvittää laitteiden kunto?
Onko lisensseissä turhaa kulua?
Tarvitaanko parempi toimintamalli tai jopa ihan prosessi uuden työntekijän aloittamiseen?
Onko tietoturvan perusasioissa aukkoja?
Pitääkö dokumentaatio saada ajan tasalle?
Kun vastuu on selvä, nämä kysymykset eivät jää pyörimään epämääräisesti arjen taustalle. Ne voidaan ottaa käsittelyyn yksi kerrallaan.
IT-vastuu kuuluu arkeen, ei vain kriisitilanteisiin
IT-vastuuta ei kannata miettiä vasta silloin, kun jokin menee rikki.
Silloin on usein kiire, stressi ja paine saada työ jatkumaan heti. Rauhalliset päätökset on helpompi tehdä etukäteen.
Hyvä IT-vastuu näkyy arjessa esimerkiksi näin:
- uuden työntekijän aloitus sujuu selkeästi
- poistuvan työntekijän tunnukset suljetaan sovitusti
- laitteiden hankintaan on peruslinja
- lisenssejä seurataan säännöllisesti
- tietoturvan perusasiat eivät ole arvailun varassa
- tärkeät tiedot eivät ole vain yhden ihmisen koneella
- IT-kumppanilla on selkeä yhteyshenkilö
- johto saa ymmärrettävän kuvan IT:n tilanteesta
Nämä eivät ole näyttäviä asioita. Ne eivät yleensä näy ulospäin. Mutta juuri siksi ne ovat tärkeitä. Kun vastuut ovat kunnossa, arki tuntuu kevyemmältä.
Hyvä IT-vastuu tuo yrittäjälle rauhaa
IT-Tuumauksen perusajatus on, että teknologian kuuluu helpottaa arkea, ei vaikeuttaa sitä.
Siksi yrityksen IT-vastuusta kannattaa puhua rauhallisesti ja käytännöllisesti. Kyse ei ole siitä, että pienyrityksen pitäisi rakentaa raskas hallintomalli tai palkata iso IT-osasto.
Kyse on siitä, että yrityksessä tiedetään, miten IT-asioita hoidetaan.
Kuka päättää?
Kuka tekee?
Kuka seuraa?
Kuka dokumentoi?
Kuka kertoo johdolle, missä mennään?
Kun näihin kysymyksiin on vastaukset, yrittäjän ei tarvitse kantaa epämääräistä huolta yksin. Työntekijät tietävät paremmin, miten toimia. IT-kumppanin kanssa keskustelu helpottuu. Päätöksistä tulee selkeämpiä.
Ja ennen kaikkea yrityksen IT ei ole enää vain kasa laitteita, tunnuksia ja laskuja. Siitä tulee johdettava kokonaisuus.
Jos haluat lukea lisää siitä, miten IT-Tuumaus auttaa pienyrityksiä selkeyttämään arjen IT-asioita, voit tutustua myös IT-Tuumauksen pienyrityksille suunnattuun IT-Kasvukartoitukseen.
FAQ
Mitä yrityksen IT vastuu tarkoittaa?
Yrityksen IT vastuu tarkoittaa sitä, että yrityksessä tiedetään, kuka vastaa laitteista, käyttäjätunnuksista, ohjelmistoista, käyttöoikeuksista, dokumentaatiosta, tietoturvan perusasioista ja IT-kumppanin kanssa toimimisesta.
Pitääkö pienyrityksessä olla oma IT-vastaava?
Ei välttämättä. Pienyrityksessä oma IT-vastaava ei aina ole tarpeellinen tai realistinen. Tärkeämpää on, että vastuut on sovittu selkeästi ja että yrityksellä on tarvittaessa luotettava kumppani tukena.
Voiko yrityksen IT vastuu olla ulkoisella IT-kumppanilla?
Osa IT:n käytännön tekemisestä voi olla ulkoisella IT-kumppanilla, mutta yrityksen johdon pitää silti omistaa kokonaisuus. Yrityksen täytyy tietää, mitä se haluaa, kuka saa päättää asioista ja miten IT tukee arkea.
Mistä tietää, että IT-vastuu on epäselvä?
IT-vastuu on usein epäselvä, jos kukaan ei tiedä tarkasti, kenellä on pääsy mihinkin, mistä IT-kustannukset muodostuvat, kuka luo ja poistaa tunnuksia tai kuka vastaa dokumentaatiosta. Myös se on merkki, jos tärkeä tieto on yhden ihmisen päässä.
Lopuksi
Kiitos kun luit blogin loppuun. Arvastan suuresti jokaista lukijaa ja aion jatkaa blogien kirjoittamista. Voit ehdottaa uusia blogien aiheita jos haluat kuulla jostakin tietystä aiheesta.
Kiitos!
