IT-kaaos ei synny yhdessä päivässä
IT-kaaos ei yleensä ala suuresta ongelmasta.
Se ei useimmiten ala siitä, että joku tekee ison virheen, valitsee väärän järjestelmän tai jättää tietoisesti tärkeän asian hoitamatta. Paljon tavallisempaa on, että asiat vain kasvavat vähitellen.
Yrityksessä tarvitaan uusi tietokone, joten sellainen hankitaan. Uudelle työntekijälle tarvitaan sähköposti, joten tunnus luodaan. Joku tarvitsee pääsyn tiedostoihin, joten käyttöoikeus annetaan. Yksi ohjelmisto otetaan käyttöön laskutusta varten, toinen työmaan hallintaan ja kolmas viestintään.
Jokainen päätös voi olla siinä hetkessä järkevä.
Mutta mitä jos kukaan ei pysähdy välillä katsomaan kokonaisuutta, arjen ratkaisuista voi vuosien aikana syntyä sekava IT-ympäristö. Silloin yritys ei välttämättä ole tehnyt mitään väärin. Se on vain kasvanut, kiirehtinyt ja ratkaissut asioita sitä mukaa kun niitä on tullut vastaan.
Tämä on monelle kasvavalle pk-yritykselle hyvin tuttu tilanne. Eikö olekin?
IT-kaaos syntyy usein pienistä arjen ratkaisuista
IT-kaaos kuulostaa sanana isolta ja dramaattiselta. Todellisuudessa se voi näyttää hyvin arkiselta.
Yksi työntekijä tallentaa tiedostot Teamsiin. Toinen käyttää OneDrivea. Kolmas lähettää tärkeät liitteet sähköpostilla. Neljännellä on työmaakuva omalla puhelimella. Yksi ohjelmisto on ostettu kuukausimaksulla, toinen vuosilisenssillä ja kolmannesta ei olla aivan varmoja, kuka sen tilasi.
Aluksi tämä ei välttämättä haittaa. Pienessä yrityksessä ihmiset kysyvät toisiltaan ja asiat löytyvät kyllä jotenkin.
Mutta kun työntekijöitä tulee lisää, sama toimintatapa alkaa kuormittaa. Uusi työntekijä ei tiedä, mistä oikea tieto löytyy. Vanha työntekijä muistaa kyllä, miten jokin asia on ennen tehty, mutta sitä ei ole kirjoitettu mihinkään. Yrittäjä joutuu selvittelemään asioita, joiden ei pitäisi enää olla hänen muistinsa varassa.
Silloin IT ei ehkä ole rikki, mutta se ei ole myöskään selkeä.
Kun tieto on yhden ihmisen päässä
Yksi tavallisimmista IT-kaaoksen merkeistä on se, että tärkeä tieto on yhden ihmisen päässä.
Tämä ihminen voi olla yrittäjä itse, toimistolla pitkään ollut työntekijä, ulkoinen IT-kumppani tai joku muu, joka on vuosien aikana hoitanut käytännön asioita. Hän tietää, mistä laskut tulevat, miten käyttäjät luodaan, mistä tiedostot löytyvät ja kenelle pitää soittaa, kun jokin ei toimi.
Tällainen ihminen on usein yritykselle erittäin, jopa liian, tärkeä.
Mutta samalla tilanne voi olla haavoittuva. Jos hän on lomalla, sairaana, vaihtaa työpaikkaa tai ei vain ehdi auttaa, moni asia voi pysähtyä. Ongelma ei ole henkilössä. Ongelma on siinä, että toimintamalli ei saa olla vain yhden ihmisen muistin varassa.
Hyvä IT-arki ei tarkoita, että kaikki osaavat kaiken. Se tarkoittaa, että olennaiset asiat on sovittu, dokumentoitu ja löydettävissä.
Kun tieto siirtyy yhden ihmisen päästä yhteiseen näkyvyyteen, yritys rauhoittuu.
Tunnukset, oikeudet ja vanhat käyttäjät kertovat paljon
Kasvavassa yrityksessä käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet paljastavat usein, kuinka selkeästi IT:tä johdetaan.
Onko jokaisella työntekijällä oma tunnus?
Poistetaanko tunnukset, kun työntekijä lähtee?
Tiedetäänkö, kenellä on pääsy tärkeisiin tiedostoihin?
Käytetäänkö yhteisiä salasanoja?
Onko monivaiheinen tunnistautuminen käytössä tärkeissä palveluissa?
Nämä eivät ole kysymyksiä, joilla pitäisi pelotella ketään. Ne ovat rauhallisia peruskysymyksiä, jotka auttavat ymmärtämään yrityksen tilannetta.
Traficomin ohjeessa laitteiden ja käyttäjätilien suojaamisesta muistutetaan muun muassa päivitysten, salasanojen ja monivaiheisen tunnistautumisen merkityksestä. Se on hyvä esimerkki siitä, että tietoturva koostuu usein aivan tavallisista perusasioista, ei vain monimutkaisista teknisistä ratkaisuista.
Kun perusasiat ovat kunnossa, arki on turvallisempaa ja selkeämpää. Kun ne ovat epäselviä, pieni riski voi jäädä pitkäksi aikaa huomaamatta.
IT-kustannukset kasvavat helposti huomaamatta
IT-kaaos ei näy pelkästään teknisinä ongelmina. Se näkyy usein myös kustannuksissa.
Yrityksellä voi olla käytössä useita eri ohjelmistoja, palveluita ja lisenssejä. Osa niistä on tarpeellisia, osa joskus tarpeellisia ja osa sellaisia, joita kukaan ei enää oikeastaan käytä. Silti lasku tulee joka kuukausi.
Tässäkään ei ole kyse siitä, että joku olisi toiminut huonosti. Arjessa ostetaan usein ratkaisu siihen tarpeeseen, joka juuri sillä hetkellä on edessä. Ongelma syntyy vasta myöhemmin, jos kukaan ei käy kokonaisuutta läpi.
Mistä kaikesta maksetaan?
Ketkä käyttävät mitäkin palvelua?
Onko päällekkäisiä järjestelmiä?
Mitä lisenssejä tarvitaan oikeasti?
Mitä voidaan lopettaa turvallisesti?
Kun IT-kustannukset tehdään näkyviksi, keskustelu muuttuu helpommaksi. Silloin ei tarvitse arvailla, vaan voidaan tehdä päätöksiä tiedon perusteella.
Tämä on yksi syy, miksi IT:n selkeyttäminen on myös johtamisen asia.
Sekava IT hidastaa työntekijöiden arkea
Usein IT-kaaoksen vaikutus näkyy ensimmäisenä työntekijöiden arjessa.
Työnteko keskeytyy, kun tiedostoa ei löydy. Uuden työntekijän alku hidastuu, kun tunnukset ja käyttöoikeudet tulevat eri aikaan. Työmaalla tai toimistolla joudutaan kysymään samoja asioita uudelleen. Ohjelmistot eivät toimi samalla tavalla kaikilla. Jokaisella on vähän oma tapansa tehdä asioita.
Yksittäinen keskeytys ei välttämättä tunnu isolta.
Mutta jos pieniä keskeytyksiä tulee jatkuvasti, niistä syntyy kuormaa. Työpäivä tuntuu raskaammalta, vaikka kukaan ei osaisi nimetä yhtä selvää syytä.
Silloin IT ei enää vain tue työtä. Se alkaa syödä energiaa.
Hyvä IT ei näy arjessa metelinä. Se näkyy siinä, että työntekijä voi keskittyä omaan työhönsä ilman jatkuvaa säätöä.
IT-kaaoksen rauhoittaminen alkaa pysähtymisestä
IT-kaaosta ei tarvitse ratkaista yhdellä isolla liikkeellä.
Usein tärkeintä on ensimmäinen rauhallinen pysähdys. Katsotaan, mitä yrityksellä on käytössä. Katsotaan, mikä toimii. Katsotaan, mikä aiheuttaa epäselvyyttä. Katsotaan, mitkä asiat ovat oikeasti kiireellisiä ja mitkä voivat odottaa.
Tämä on monelle yrittäjälle helpottavaa.
Kun asiat kirjoitetaan näkyväksi, epämääräinen tunne muuttuu konkreettiseksi kokonaisuudeksi. Silloin IT ei ole enää kasa hajanaisia kysymyksiä, vaan lista asioita, joille voidaan tehdä suunnitelma.
Kaikkea ei tarvitse korjata heti. Eikä kaikkea kannata korjata heti.
Tärkeämpää on tietää, mistä lähdetään liikkeelle.
Selkeys on parempi tavoite kuin täydellisyys
Pienyrityksen IT:n ei tarvitse olla täydellinen.
Sen pitää olla ymmärrettävä, hallittava ja yrityksen arkea tukeva. Usein tämä tarkoittaa hyvin käytännöllisiä asioita: sovitut toimintatavat, selkeät vastuut, dokumentoidut tunnukset ja palvelut, järkevä lisenssien hallinta sekä ymmärrys siitä, mitä kehitetään seuraavaksi.
Kun nämä asiat ovat näkyvissä, yrittäjän ei tarvitse kantaa jatkuvaa epävarmuutta yksin.
IT-Tuumauksen perusajatus on, että teknologian kuuluu helpottaa arkea, ei vaikeuttaa sitä. Siksi IT-kaaoksesta ei kannata puhua pelottelun kautta. Paljon hyödyllisempää on puhua selkeydestä.
Mitä meillä on?
Mihin sitä käytetään?
Kuka vastaa mistäkin?
Mikä pitää korjata ensin?
Mikä voi odottaa?
Mikä voidaan jättää kokonaan tekemättä?
Kun näihin kysymyksiin saadaan vastaukset, IT alkaa muuttua sekavasta arjen taustahuolesta johdettavaksi kokonaisuudeksi.
Jos haluat lukea lisää siitä, miten IT-Tuumaus auttaa pienyrityksiä selkeyttämään arjen IT-asioita, voit tutustua myös IT-Tuumauksen pienyrityksille suunnattuihin IT-palveluihin.
FAQ
Mitä IT-kaaos tarkoittaa pienyrityksessä?
IT-kaaos tarkoittaa tilannetta, jossa yrityksen laitteet, ohjelmistot, käyttäjätunnukset, tiedostot, lisenssit ja vastuut ovat kasvaneet epäselväksi kokonaisuudeksi. Kaikki voi silti toimia jotenkin, mutta kukaan ei näe kokonaisuutta selvästi.
Mistä IT-kaaos yleensä alkaa?
IT-kaaos alkaa usein pienistä arjen ratkaisuista. Hankitaan uusi kone, luodaan tunnus, ostetaan ohjelmisto tai annetaan käyttöoikeus ilman, että kokonaisuutta dokumentoidaan. Vuosien aikana näistä voi syntyä sekava ympäristö.
Onko IT-kaaos merkki siitä, että yritys on hoitanut asiat huonosti?
Ei välttämättä. Usein IT-kaaos kertoo siitä, että yritys on kasvanut ja ratkaissut asioita kiireessä. Se on tavallinen vaihe monessa pk-yrityksessä, eikä sitä tarvitse hävetä. Tärkeintä on pysähtyä ja tehdä kokonaisuus näkyväksi.
Miten IT-kaaosta voi alkaa rauhoittaa?
Ensimmäinen askel on nykytilan selvittäminen. Kun tiedetään, mitä laitteita, palveluita, tunnuksia, oikeuksia ja kustannuksia yrityksellä on, voidaan päättää rauhassa, mitä kannattaa kehittää ensin.
