Kuka hoitaa IT:tä yrityksessäsi?

Kysy itseltäsi yksi kysymys: jos yrityksesi tietokoneet ja järjestelmät lakkaisivat toimimasta huomenna aamulla, kenelle soitat ensimmäisenä?

Useimmilla pk-yrityksen johtajilla vastaus tulee viiveellä. On joku, joka ”hoitaa IT:tä”, ehkä se on ulkoistettu kumppani, ehkä yrityksen oma tekninen kaveri, ehkä yrittäjä itse iltaisin ja viikonloppuisin. Mutta kun kysyy tarkemmin kuka oikeasti vastaa mistäkin, vastaus muuttuu epämääräiseksi. IT toimii, kunnes se ei toimi ja silloin huomataan ettei kukaan tiedä täsmälleen kenen pöydälle mikäkin asia kuuluu.

Miksi IT-vastuu jää niin usein ilmaan

Tämä ei ole huolimattomuutta. Se on hyvin tyypillinen vaihe kasvavan yrityksen matkassa. Alussa joku hoiti IT-asiat siinä sivussa, ehkä perustaja itse, ehkä ensimmäinen työntekijä jolla sattui olemaan teknistä osaamista. Se toimi hyvin, kun yrityksessä oli viisi ihmistä ja pari järjestelmää.

Sitten yritys kasvoi. Työntekijöitä tuli lisää, järjestelmiä tuli lisää, ja vastuu jäi sinne minne se alun perin sattui ilman että kukaan päätti tietoisesti näin. Ulkoistettu IT-kumppani hoitaa tikettejä ja korjaa vikoja, mutta harvoin kukaan on erikseen sopinut, että se myös omistaa ison kuvan: mitä lisenssejä yrityksellä on, kuka pääsee mihinkin, ja mitä pitäisi tehdä seuraavaksi.

IT-tuki ja IT-johtaminen eivät ole sama asia

Tässä on ero, joka jää usein huomaamatta. IT-tuki on reaktiivista eli kun jokin hajoaa, sitä korjataan. Kun tarvitaan uusi käyttäjätunnus, se luodaan. Se on tärkeää ja arkea pyörittävää työtä.

IT-johtaminen on jotain muuta. Se on ennakoivaa: kuka päättää mitä lisenssejä yritys tarvitsee seuraavaksi? Kuka varmistaa että tietoturvan perusasiat, kuten kaksivaiheinen tunnistautuminen ja varmuuskopiointi, ovat oikeasti kunnossa eikä vain oletettu olevan? Kuka näkee kokonaiskuvan siitä mihin IT-kulut menevät ja kannattaako niitä karsia vai kasvattaa?

Moni pk-yritys ostaa vain tukea, ei johtamista. Siksi tuntuu että ”IT toimii”, mutta kukaan ei oikeasti näe kokonaiskuvaa eikä osaa sanoa onko yritys valmis seuraavaan kasvuvaiheeseen vai ei.

Mitä tapahtuu kun johtamista ei ole

Käyttöoikeuksia kertyy vuosien varrella ihmisille, jotka eivät niitä enää tarvitse. Kukaan ei huomaa, koska kukaan ei käy niitä säännöllisesti läpi.

Lisenssejä maksetaan käyttämättömistä tunnuksista, koska niiden karsiminen ei ole kenenkään vastuulla.

Tietoturvan perusasiat toteutuvat vaihtelevasti: osalla käyttäjistä on kaksivaiheinen tunnistautuminen käytössä, osalla ei, eikä kukaan tiedä tarkkaa tilannetta ennen kuin jotain menee pieleen.

Päätökset tehdään kriisissä, ei etukäteen. Uusi järjestelmä hankitaan hätäisesti kun vanha ei enää riitä, sen sijaan että valintaan olisi ehditty valmistautua.

Kenen pitäisi johtaa IT:tä kasvavassa yrityksessä

Tämä ei tarkoita, että tarvitset oman IT-osaston. Useimmille alle 30 hengen yrityksille se olisi ylimitoitettua. Riittää, että joku omistaa kokonaiskuvan vaikka ei olisikaan itse tekninen.

Käytännössä tämä tarkoittaa yhtä nimettyä henkilöä, usein toimitusjohtajaa tai hallinnosta vastaavaa, jonka tehtävä ei ole korjata teknisiä ongelmia vaan pitää yllä kokonaiskuvaa: mitä järjestelmiä on käytössä, kuka niitä käyttää, mitkä lisenssit ovat voimassa, ja milloin asioita viimeksi käytiin läpi. Tekninen tekeminen voi olla edelleen ulkoistettu johtaminen ei voi.

Mistä aloitat nyt

Kolme käytännön askelta:

• Nimeä vastuuhenkilö. Ei tarvitse olla tekninen osaaja vaan tärkeintä on, että joku omistaa kokonaiskuvan ja tietää kehen olla yhteydessä missäkin asiassa.
• Kirjaa nykytila ylös. Mitä järjestelmiä on käytössä, kuka niitä käyttää, mitkä lisenssit ovat voimassa. Tähän liittyy myös se, että käyttöoikeudet ja aloitus- ja lähtöprosessit ovat kirjoitettuina, jossa käydään läpi miksi tämä on erityisen tärkeää.
• Sovi säännöllinen tarkistusrytmi. Esimerkiksi kerran vuosineljänneksessä käydään läpi mitä on muuttunut: uudet työntekijät, poistuneet käyttäjät, uudet järjestelmät, lisenssien tarve.

Usein kysytyt kysymykset

Eikö ulkoistettu IT-kumppani hoida tätä jo?

Kumppani korjaa ongelmia ja ylläpitää järjestelmiä, mutta harvoin ottaa omistajuutta strategisista päätöksistä, ellei siitä ole erikseen sovittu. Kannattaa tarkistaa suoraan: kuuluuko sopimukseen säännöllinen kokonaiskuvan läpikäynti, vai pelkkä vikojen korjaus?

Tarvitseeko pieni yritys oikeasti IT-johtamista?

Kyllä, mutta kevyesti. Ei tarvita omaa IT-osastoa vaan riittää selkeä vastuu ja säännöllinen läpikäynti muutaman kerran vuodessa.

Kuka tätä roolia yleensä hoitaa pk-yrityksessä?

Useimmiten toimitusjohtaja tai hallinnosta vastaava henkilö, ei tekninen asiantuntija. Rooli on omistajuutta ja seurantaa, ei koodausta tai laitehuoltoa.

Mistä tietää onko IT-vastuu kunnossa?

Hyvä testi: osaatko heti vastata kysymyksiin ”kuka näkee mitä tiedostoja”, ”milloin varmuuskopio viimeksi testattiin” ja ”mitkä lisenssit meillä on käytössä juuri nyt”? Jos vastaus löytyy nopeasti, tilanne on hyvä.

Lopuksi

Jos et osannut heti vastata alun kysymykseen: Kenelle soitat, jos järjestelmät kaatuvat huomenna? Se ei tarkoita että jotain on pahasti vialla. Se on hyvin tavallinen tilanne kasvavassa yrityksessä, jossa IT-vastuu on jäänyt aikanaan sinne minne se sattui, ilman että kukaan päätti asiasta tietoisesti.

Ero syntyy siitä, ottaako asian haltuun nyt vai vasta kriisissä. IT-Kasvukartoituksessa käydään juuri tämä läpi: kuka näkee mitä, mitä puuttuu, ja mistä kannattaa aloittaa. Kun kukaan ei omista kokonaiskuvaa, se ei näy heti, mutta se maksaa joka päivä vähän.